Как переходить на электронный документооборот (ЭДО)?

Обмен документами

Обмен электронными документами начинается с соглашения с контрагентом, которое регламентирует порядок и условия документооборота. Такое соглашение нужно в случае  использования неквалифицированной электронной подписи. 

Использование квалифицированной электронной подписи в документообороте специального соглашения не требует.    

Плюс ЭДО:

• Электронные документы не теряются в отличие от бумажных, поскольку хранятся в электронном виде и регулярно сохраняются копии
  
• ЭДО позволяет экономить время сотрудников до 65%
  
• Не нужно подключаться к системе оператора ЭДО и платить за услуги. 
• Применение электронных документов на 80% снижает затраты предприятия на печать, доставку и хранение документов.
  

• Не все документы можно передавать контрагенту напрямую
• Нет автоматизации обработки документов, значит нет возможности организовать документооборот в больших объёмах.

Другой способ

Это обмен документами через оператора электронного документооборота. Пользователь подключается к системе ЭДО оператора, присоединяется к регламенту обмена и работает в специальном сервисе. У операторов ЭДО есть все необходимые возможности (технологические, правовые, кадровые) для обеспечения правомерного обмена электронными документами любого типа.

Как перейти на электронный документооборот

Начните переход на ЭДО поэтапно. Для перехода необходимо:

1. Внести изменения в учётную политику
   В учётной политике потребуется прописать возможность составления и использования документов в электронном формате, которые должны подписываться электронной подписью.
2. Разработать схему документооборота
   Необходимо решить, кто из сотрудников, задействованных в работе с документацией, сможет редактировать документы, подписывать их, согласовывать без права подписи и тому подобное.
3. Выбрать оператора ЭДО
   При выборе оператора убедитесь, что есть поддержка роуминга. Кроме того, следует отталкиваться от количества ваших контрагентов, работающих с этим оператором. Обращайте внимание на отзывы. Если оператором предусмотрен пробный период, протестируйте СЭД сами.
4. Приобрести квалифицированную электронную подпись
   Юридической силой обладают только те электронные документы, которые подписаны с помощью КЭП. Кроме того, для работы с электронной подписью потребуется средство криптографической защиты информации (СКЗИ) – программное обеспечение, предназначенное для шифрования и расшифровки.Такая программа нужна, чтобы подписывать электронные документы и проверять подпись. Для платной СКЗИ необходима лицензия .
5. Определить способ работы с ЭДО
   Работа возможна через интерфейс отдельного сервиса (например, онлайн-сервиса «Астрал.ЭДО») или через специальный программный модуль для 1С. Некоторые операторы поддерживают возможность интеграции своих сервисов с учётными системами клиентов.